Ministerie Van Buitenlandse Zaken

Ministerie van Buitenlandse Zaken gunt SAIT opdracht voor instandhouding Portofoonnetwerken.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is verantwoordelijk voor de coördinatie en uitvoering van het Nederlands buitenlandbeleid. Hierin is BZ de spil voor de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen in andere landen. Hiertoe maakt BZ gebruik van een uitgebreid netwerk van ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal in het buitenland.

SITUATIE

Voor het uitoefenen van deze taken is het voor de medewerkers van BZ van cruciaal belang dat zij altijd en overal kunnen communiceren. De per land beschikbare communicatienetwerken zijn hiervoor niet altijd toereikend. Daarom kunnen zij op een aantal locaties tevens gebruik maken van een -privaat- portofoonnetwerk. Ten behoeve van de instandhouding hiervan heeft BZ aanleiding gezien om een nieuwe aanbesteding uit te schrijven betreffende de uitvoering van advies-, installatie-, implementatie- en onderhoudsdiensten inclusief bijbehorende apparatuur ten behoeve van Portofoonnetwerken. Plaats van uitvoering: wereldwijd.

UITDAGING

Het vermelde netwerk van vertegenwoordigingen bevindt zich op zeer uiteenlopende locaties, waarbij de omstandigheden nogal verschillend zijn. BZ stelt daarom hoge eisen aan de implementatiepartner als het gaat om kennis en flexibiliteit. Ter toetsing hiervan bestond een groot deel van de aanbesteding dan ook uit het uitwerken van een aantal fictieve cases in allerlei situaties, van het inbouwen van een mobilofoon in een auto tot het installeren van een netwerk bestaande uit meerdere gekoppelde repeaters.

OPLOSSING

Verreweg het belangrijkste bij de invulling van deze situaties is om bij elke deelopdracht van tevoren een goede inschatting te maken van de situatie ter plekke. Afhankelijk van de mogelijkheden brengt SAIT per locatie in samenwerking met BZ een advies op maat uit ten aanzien van:

De propagatie. Wat zijn de gevolgen als ergens een zender, repeater of antenne geplaatst wordt? Tot waar reikt het bereik in een dergelijke situatie? Kennis van de eigenschappen van de middelen in relatie tot de omgeving waarin het gebruikt wordt is hierbij van cruciaal belang.
De toegepaste middelen. Welke repeaters zijn geschikt in deze situatie? Heeft een digitaal portofoonsysteem de voorkeur of toch nog een analoog systeem? Welke mobilofoons geven het beste resultaat?
Koppeling met andere systemen. Is er de mogelijkheid om een koppeling te maken naar bijvoorbeeld het gsm netwerk, een ander (EU) portofoonnetwerk of het satelliet netwerk?
Voorbereiding en transport. Waar wordt de gehele opstelling opgebouwd en hoe wordt deze naar de locatie getransporteerd?

Dit advies wordt na goedkeuring tevens door SAIT uitgevoerd en door ervaren en speciaal hiervoor opgeleide mensen op locatie geïnstalleerd en onderhouden.

SAMENVATTING

Gezien de uitdagende vraagstukken was BZ op zoek naar een partner met diepgaande kennis van het gebruik van verschillende communicatiemiddelen in specifieke situaties, in relatie tot haar omgeving. Kernwaarden die zij zocht in een partner waren: flexibiliteit, kennis en ervaring. De jarenlange ervaring in combinatie met haar staat van dienst als leverancier van communicatiemiddelen voor politie, brandweer en ambulance maakt dat SAIT een goede partner is voor BZ.